Funktioniert das auch mit Papierrechnungen?

Ja. Papierrechnungen werden gescannt oder mit dem Handy fotografiert und an dieselbe Adresse geschickt wie digitale Rechnungen. Danach laufen sie durch denselben Ablauf. Bei schlechten Scans oder handschriftlichen Belegen ist die Erkennung unsicherer, deshalb sollten diese Fälle immer einem Menschen zur Prüfung vorgelegt werden.

Wie sicher erkennt die KI Beträge und Steuersätze?

Bei gut lesbaren PDF-Rechnungen meist zuverlässig, auch bei wechselnden Layouts. Fehlerfrei ist keine KI. Deshalb gehören feste Prüfregeln dazu: Netto plus Steuer muss den Bruttobetrag ergeben, ungewöhnliche Beträge werden markiert und doppelte Rechnungsnummern erkannt. Unsichere Fälle prüft immer ein Mensch, bevor gebucht wird.

Kann die Steuerberatung weiterhin direkt zugreifen?

Ja. Die Automatisierung liefert Daten und Original-PDFs in dem Format, das Ihre Steuerberatung übernehmen möchte, etwa als Import für BMD oder als strukturierte Ablage mit Rechnungsliste. Die Kanzlei arbeitet wie gewohnt weiter, bekommt die Unterlagen aber vollständiger, früher und ohne händisches Zusammensuchen am Monatsende.

Was kostet eine solche Automatisierung?

Bei EA Digital Solutions beginnt die KI-Integration ab 2.500 Euro für einen klar abgegrenzten Ablauf, etwa Auslesen, Prüfen und Freigabe aus einem Postfach. Mit Anbindung an Buchhaltung, ERP oder Banking beginnt die Systemintegration ab 4.500 Euro (Stand Oktober 2026). Dazu kommen geringe laufende Kosten für Server und KI-Dienst.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

In Österreich gilt für Bücher und Belege grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren nach § 132 BAO, in bestimmten Fällen länger. Eine Automatisierung sollte die Original-Rechnungen deshalb unverändert und dauerhaft ablegen, nicht nur in einem Tool, das Sie später kündigen könnten. Klären Sie Details mit Ihrer Steuerberatung.

Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten: so geht's

Die Rechnungen kommen per E-Mail, manche als PDF-Anhang, manche als Link zum Download, einige noch per Post. Jemand speichert sie ab, tippt Lieferant, Betrag und Datum in eine Liste, schickt sie zur Freigabe an die Geschäftsführung und legt sie am Monatsende für die Steuerberatung bereit. Und regelmäßig stellt sich die Frage: Wer hat diese Rechnung eigentlich freigegeben, und ist sie schon bezahlt?

Dieser Artikel zeigt, wie Sie Eingangsrechnungen weitgehend automatisch verarbeiten, was eine KI dabei zuverlässig erkennt, wo ein Mensch prüfen sollte und wie die Daten in Buchhaltung oder ERP kommen.

Wo die Zeit bei Eingangsrechnungen wirklich verloren geht

Das Abtippen einer einzelnen Rechnung dauert nicht lange. Die Zeit geht an anderen Stellen verloren:

Suchen: Die Rechnung liegt im Postfach einer Kollegin, die gerade auf Urlaub ist, oder im Download-Bereich eines Lieferantenportals.
Nachfragen: Wofür war diese Rechnung? Welche Kostenstelle? Wer hat das bestellt?
Freigabe: Die Rechnung wartet tagelang in einem Postfach, weil niemand weiß, dass sie freigegeben werden muss.
Doppelte Arbeit: Dieselben Daten werden in eine Liste, in das Banking und in die Unterlagen für die Steuerberatung eingetragen.
Fehler: Ein Zahlendreher beim Betrag oder eine doppelt bezahlte Rechnung fällt erst Wochen später auf.

Genau diese Schritte lassen sich automatisieren. Das Ziel ist nicht, den Menschen zu ersetzen, sondern ihm nur noch die Fälle vorzulegen, bei denen eine Entscheidung nötig ist.

Der automatische Ablauf in fünf Schritten

Prozessautomatisierung bedeutet, dass wiederkehrende Arbeitsschritte zwischen verschiedenen Programmen ohne manuelles Zutun ablaufen. Für Eingangsrechnungen sieht ein typischer Ablauf so aus:

Eingang sammeln: Alle Rechnungen landen an einer eigenen Adresse, etwa rechnungen@ihrefirma.at. Papierrechnungen werden gescannt oder mit dem Handy fotografiert und ebenfalls dorthin geschickt.
Auslesen: Eine KI liest aus jeder Rechnung Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto- und Bruttobetrag, Steuersatz und Zahlungsziel aus.
Prüfen und zuordnen: Das System gleicht den Lieferanten mit Ihren Stammdaten ab, schlägt Konto oder Kostenstelle vor und prüft, ob die Rechnung schon einmal eingegangen ist.
Freigabe: Die zuständige Person bekommt eine Nachricht mit den wichtigsten Daten und gibt mit einem Klick frei oder lehnt mit Begründung ab. Jede Entscheidung wird mit Name und Zeitpunkt festgehalten.
Weitergabe: Freigegebene Rechnungen gehen samt PDF an Buchhaltung, ERP oder die Ablage für die Steuerberatung, und auf Wunsch wird eine Zahlungsvorlage vorbereitet.

Die Frage "Wer hat das freigegeben?" beantwortet sich damit von selbst.

Was die KI erkennt und wo ein Mensch prüfen sollte

Moderne KI-Modelle lesen gut lesbare PDF-Rechnungen in der Regel zuverlässig aus, auch wenn jeder Lieferant ein anderes Layout verwendet. Früher musste man für jedes Layout eine eigene Vorlage anlegen, heute versteht das Modell den Aufbau einer Rechnung meist ohne Vorlage. Fehlerfrei ist es trotzdem nicht. Deshalb gehören feste Prüfregeln dazu:

Rechenprüfung: Ergeben Nettobetrag und Steuer den Bruttobetrag? Wenn nicht, geht die Rechnung an einen Menschen.
Plausibilität: Weicht der Betrag stark von früheren Rechnungen desselben Lieferanten ab, wird nachgefragt.
Pflichtangaben: Fehlen Angaben, die eine Rechnung nach § 11 UStG enthalten muss, etwa die UID-Nummer des Lieferanten, wird das markiert.
Unsichere Fälle: Schlechte Scans, handschriftliche Belege oder fremdsprachige Rechnungen werden immer zur Prüfung vorgelegt.
Doppelte Rechnungen: Gleiche Rechnungsnummer vom gleichen Lieferanten wird erkannt, bevor doppelt bezahlt wird.

Beispiel: Ein Handwerksbetrieb erhält Rechnungen von Großhändlern, Subunternehmern und Tankstellen. Großhandelsrechnungen mit bekanntem Lieferanten und üblichem Betrag laufen direkt zur Freigabe an die Werkstattleitung. Tankbelege werden gesammelt. Eine Subunternehmer-Rechnung, deren Betrag deutlich über dem Angebot liegt, geht mit einem Hinweis an die Geschäftsführung.

Anbindung an Buchhaltung, ERP und Steuerberatung

Der Nutzen einer Automatisierung steht und fällt mit der Weitergabe. Typische Ziele in österreichischen Betrieben:

Buchhaltungs- und Steuerberatungssoftware wie BMD: Die Kanzlei legt fest, in welchem Format sie Daten und Belege übernehmen möchte. Die Automatisierung liefert genau dieses Format.
ERP-Systeme wie weclapp: Rechnungen werden direkt als Eingangsbeleg angelegt und mit Bestellungen abgeglichen.
Gemeinsame Ablage: Für kleinere Betriebe reicht oft ein strukturierter Ordner, auf den die Steuerberatung zugreift, mit einer sauberen Liste aller Rechnungen.

Wichtig: Bücher und Belege müssen in Österreich grundsätzlich sieben Jahre aufbewahrt werden (§ 132 BAO). Die Automatisierung sollte die Original-PDFs daher unverändert und dauerhaft ablegen. Wie Ihre Systeme sauber verbunden werden, beschreiben wir auf der Seite Systemintegration.

Selbst gehostet oder Cloud: was mit Ihren Daten passiert

Rechnungen enthalten Geschäftsdaten und oft auch personenbezogene Daten. Bei der Wahl der Werkzeuge haben Sie zwei Stellschrauben:

Der Ablauf selbst: Für die Verbindung der Schritte nutzen wir häufig n8n, ein Werkzeug für automatisierte Abläufe zwischen Programmen. n8n lässt sich auf eigenen Servern betreiben, etwa bei einem Hoster in Österreich oder Deutschland. Mehr dazu auf unserer Seite zur n8n-Automatisierung und im Beitrag n8n Workflow-Automatisierung.
Das KI-Modell zum Auslesen: Hier können Sie einen Cloud-Dienst mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO und Verarbeitung in der EU nutzen oder, bei besonders sensiblen Daten, ein Modell auf eigener Hardware. Letzteres ist aufwendiger, hält aber alle Daten im Haus.

Klären Sie außerdem, ob der KI-Anbieter Ihre Daten zum Training verwendet. Bei geschäftlichen Angeboten lässt sich das meist ausschließen.

So rechnen Sie selbst nach, ob es sich lohnt

Statt auf allgemeine Durchschnittswerte zu vertrauen, rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen. Das dauert eine Viertelstunde:

Menge: Wie viele Eingangsrechnungen haben Sie pro Monat? Ein Blick in die letzte Übergabe an die Steuerberatung genügt.
Zeit pro Rechnung: Stoppen Sie eine Woche lang grob mit, wie lange Speichern, Erfassen, Freigabe einholen und Ablegen dauern, inklusive Nachfragen.
Folgekosten von Fehlern: Wie oft wurde in den letzten zwölf Monaten eine Rechnung doppelt bezahlt, eine Frist versäumt oder ein Skonto verschenkt?
Rechnung: Menge mal Zeit ergibt Ihre monatlichen Stunden. Multipliziert mit dem internen Stundensatz und ergänzt um die Fehlerkosten sehen Sie, was der heutige Ablauf kostet.

Diese Zahl stellen Sie den einmaligen Kosten der Automatisierung und den laufenden Kosten gegenüber. Bei wenigen Rechnungen pro Monat lohnt sich oft nur ein einfacher Ablauf. Ab einer gewissen Menge oder bei mehreren Freigabestufen rechnet sich auch eine umfassendere Lösung.

Häufige Stolpersteine bei der Einführung

Rechnungen kommen über zu viele Wege. Solange Lieferanten an fünf verschiedene Adressen schicken, bleibt Handarbeit. Teilen Sie allen Lieferanten die neue Rechnungsadresse mit.
Unklare Zuständigkeiten. Die Automatisierung braucht eine Regel, wer welche Rechnung freigibt, etwa nach Kostenstelle oder Betrag. Diese Regel muss vorher feststehen.
Steuerberatung zu spät eingebunden. Stimmen Sie Format und Ablage mit der Kanzlei ab, bevor die Umsetzung beginnt, nicht danach.
Alles auf einmal wollen. Starten Sie mit den häufigsten Lieferanten und einer Freigabestufe. Sonderfälle kommen dazu, wenn der Grundablauf sitzt.

Kosten und Einstieg

Ein guter Start ist ein einzelner, klar abgegrenzter Ablauf: Rechnungen aus einem Postfach auslesen, prüfen und zur Freigabe vorlegen. Bei EA Digital Solutions beginnt die KI-Integration ab 2.500 Euro. Soll die Lösung zusätzlich an Buchhaltung, ERP oder Banking angebunden werden, beginnt die Systemintegration ab 4.500 Euro (Stand Oktober 2026). Dazu kommen geringe laufende Kosten für Server und KI-Dienst, abhängig von der Zahl der Rechnungen.

Ob eine Förderung möglich ist, hängt vom Programm und Ihrem Standort ab. Für steirische Betriebe kommt etwa die SFG in Frage, die aws schreibt Digitalisierungs-Calls in Abständen aus. Den Antrag stellen Sie in der Regel vor Projektstart.

Ihr nächster Schritt

Im kostenlosen Prozess-Check schildern Sie uns, wie Rechnungen heute bei Ihnen ankommen und weiterlaufen. Wir rechnen mit Ihnen durch, wie viele Stunden pro Monat eine Automatisierung sparen kann, und zeigen, welcher erste Schritt sich lohnt. Unser Büro ist in Graz, die Zusammenarbeit funktioniert genauso remote.