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E-Rechnung

E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD sauber aus Ihren Systemen.

In Deutschland ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen Pflicht, in Österreich verlangt sie bisher der Bund, und ab Juli 2030 kommt sie EU-weit für grenzüberschreitende Geschäfte. Wir sehen uns Ihren Rechnungsprozess an und binden Buchhaltung, ERP oder Shop so an, dass E-Rechnungen automatisch entstehen, ankommen und archiviert werden.

  • Österreich und Deutschland
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Kurz gesagt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein PDF allein ist keine E-Rechnung. In Deutschland müssen Unternehmen seit 1. Jänner 2025 E-Rechnungen empfangen können; ausstellen müssen sie diese bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen ab 2027, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, ab 2028 alle. In Österreich gibt es bisher keine allgemeine B2B-Pflicht; Rechnungen an den Bund müssen seit 2014 elektronisch und strukturiert sein.

Die wichtigsten Fakten

Deutschland: Empfang seit 1. Jänner 2025
Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen können. Dafür reicht laut Finanzministerium ein E-Mail-Postfach.
Deutschland: Ausstellung ab 2027 bzw. 2028
2025 und 2026 sind Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF noch erlaubt. 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für niemanden mehr.
Formate: XRechnung und ZUGFeRD
Beide beruhen auf EN 16931. ZUGFeRD zählt ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Bei Abweichungen gilt der strukturierte Teil, nicht das Bild.
Aufbewahrung
In Deutschland ist mindestens der strukturierte Teil unversehrt und maschinell auswertbar aufzubewahren, acht Jahre lang.
Österreich: Pflicht gegenüber dem Bund seit 2014
Vertragspartner von Bundesdienststellen reichen Rechnungen strukturiert ein, über das Unternehmensserviceportal (ebInterface) oder PEPPOL. Eine allgemeine B2B-Pflicht gibt es bisher nicht.
EU: ViDA ab 1. Juli 2030
Das im März 2025 beschlossene Paket „VAT in the Digital Age“ macht E-Rechnung und digitale Meldung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU ab 1. Juli 2030 zur Pflicht.

Stand: 26.10.2026 · Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Wen das betrifft

  • Unternehmen mit Sitz oder Betriebsstätte in Deutschland: Sie müssen empfangen können und bei Umsätzen an andere inländische Unternehmen bald selbst E-Rechnungen ausstellen.
  • Österreichische Unternehmen mit deutschen Geschäftskunden: Nach deutschem Recht sind Sie ohne deutsche Niederlassung nicht zur Ausstellung verpflichtet. Ihre Kunden stellen aber auf E-Rechnung um und fragen danach, weil sie ihren Eingang automatisieren.
  • Lieferanten des Bundes in Österreich: Seit 2014 nur strukturierte E-Rechnungen über USP oder PEPPOL.
  • Alle, die innerhalb der EU an Unternehmen verkaufen: Mit ViDA wird die E-Rechnung für diese Umsätze ab Juli 2030 Pflicht.

Welche Pflicht in Ihrem Fall gilt, hängt von Sitz, Betriebsstätte, Kunden und Umsatz ab. Die steuerliche Einordnung bestätigt Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater; wir kümmern uns um die Technik.

Was wir für Sie tun

  1. 1

    Rechnungsprozess ansehen

    Kostenloses Erstgespräch: Wo entstehen Ihre Rechnungen, wer bekommt sie, welche Systeme sind beteiligt? Danach wissen Sie, was bis wann zu tun ist.

  2. 2

    Ausgang anbinden

    Buchhaltung, ERP oder Shop erzeugen XRechnung oder ZUGFeRD direkt aus den vorhandenen Daten, mit Prüfung gegen die Norm vor dem Versand.

  3. 3

    Eingang automatisieren

    Eingehende E-Rechnungen werden erkannt, validiert, lesbar dargestellt und in Ihre Buchhaltung übernommen, statt ausgedruckt und abgetippt.

  4. 4

    Archiv

    Ablage des strukturierten Originals, unverändert und auffindbar, abgestimmt auf die Aufbewahrungspflichten.

  5. 5

    PEPPOL und ebInterface, wo nötig

    Für Kunden oder Behörden, die PEPPOL oder ebInterface verlangen, richten wir den passenden Weg ein.

Wir beraten nicht steuerlich. Wenn Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen bereits kann, richten wir sie ein, statt etwas Neues zu bauen.

Kostenlose Checkliste

E-Rechnung-Checkliste: 12 Punkte für XRechnung und ZUGFeRD

E-Rechnung-Checkliste: 12 Punkte für XRechnung und ZUGFeRD

Für Unternehmen mit Kunden oder Sitz in Deutschland. Empfangen müssen deutsche Unternehmen seit 2025, ausstellen ab 2027 (über 800.000 Euro Vorjahresumsatz) bzw. 2028 (alle).

Empfang, Ausstellung, Formate, Archiv und Prozesse: die 12 Punkte für die E-Rechnung, als PDF zum Ausdrucken.

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Häufige Fragen

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, etwa XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Ein normales PDF ist in Deutschland eine „sonstige Rechnung“ und nur noch in der Übergangszeit zulässig.

Muss ich als österreichisches Unternehmen an deutsche Kunden E-Rechnungen schicken?

Nach deutschem Recht nicht, solange Sie in Deutschland nicht ansässig sind und keine beteiligte Betriebsstätte haben. Ihre Kunden können E-Rechnungen aber vertraglich verlangen, und ab Juli 2030 gilt mit ViDA ohnehin eine EU-weite Pflicht für grenzüberschreitende B2B-Umsätze.

Gibt es in Österreich eine Pflicht zur E-Rechnung?

Gegenüber dem Bund seit 2014. Für Umsätze zwischen Unternehmen gibt es nach aktuellem Stand keine allgemeine Pflicht; Österreich muss ViDA noch umsetzen und könnte dabei eine nationale Pflicht einführen.

Reicht ein Online-Konverter?

Für einzelne Rechnungen vielleicht. Sobald regelmäßig Rechnungen hinausgehen oder hereinkommen, sparen Sie Zeit und Fehler, wenn die E-Rechnung direkt aus Ihrem System entsteht und eingehende automatisch in die Buchhaltung gehen.

Beraten Sie steuerlich?

Nein. Wir setzen die technische Seite um. Welche Pflichten für Sie gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater; wir arbeiten gern mit ihnen zusammen.

Quellen

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