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Workflow-Automatisierung · Graz & ganz Österreich

Prozessautomatisierung für KMU: Geschäftsprozesse automatisieren, die Kontrolle behalten Sie

Angebote zusammenkopieren, Rechnungen abtippen, Bestellungen von einem Programm ins nächste übertragen: In vielen Betrieben steckt viel Arbeitszeit in Handgriffen, die immer gleich ablaufen. Wir automatisieren genau diese Abläufe, Schritt für Schritt und mit dem Werkzeug, das zu Ihnen passt. Wo eine Entscheidung Folgen hat, bestätigt weiterhin ein Mensch.

Sitz in Graz, ganz Österreich remote
Der Code gehört Ihnen
Fixpreis nach dem Erstgespräch
Direkter Kontakt zum Entwickler
Lieber schriftlich anfragen

Kostenlos und unverbindlich · Antwort auf Anfragen innerhalb von 24 Stunden

Ein Ablauf, vorher und nachher

Was Automatisierung im Alltag bedeutet

Am Beispiel einer Kundenanfrage, die per E-Mail oder Formular hereinkommt:

Heute

  1. Anfrage landet im Postfach
  2. Jemand tippt sie ins CRM ab
  3. Erinnerung im eigenen Kalender
  4. Im Tagesgeschäft vergessen

Automatisiert

  1. Anfrage landet automatisch im CRM
  2. Wiedervorlage wird eingeplant
  3. Alarm, wenn sie 24 Stunden unbeantwortet bleibt
  4. Mitarbeiter antwortet mit allen Daten zur Hand
Handarbeit läuft automatisch Mensch entscheidet

Genau so läuft es in unserem eigenen Betrieb. Die Anfrage geht nicht mehr verloren, und die Antwort schreibt weiterhin ein Mensch.

Typische Abläufe

Diese Prozesse automatisieren KMU am häufigsten

Die meisten Kandidaten haben eines gemeinsam: Daten werden aus einem Programm gelesen und in ein anderes übertragen, nach Regeln, die jeder im Team kennt.

Angebote erstellen

Kundendaten, Artikel und Preise aus CRM oder ERP fließen in eine Angebotsvorlage. Ihr Team prüft, passt an und schickt ab, statt jedes Mal aus mehreren Quellen zusammenzukopieren.

ERP erweitern

Eingangsrechnungen und Belege erfassen

Rechnungen und Lieferscheine als PDF werden ausgelesen, die Daten vorbereitet und zur Bestätigung vorgelegt, bevor sie in die Buchhaltung gehen.

KI-Integration

Bestellungen zwischen Shop, ERP und Buchhaltung

Eine Bestellung wird einmal erfasst und läuft dann weiter: ins ERP, in die Buchhaltung, Status und Tracking zurück an den Shop und den Kunden.

Systemintegration

Anfragen ins CRM, mit Wiedervorlage

Anfragen aus Formular und E-Mail landen im CRM, die Zuständigkeit ist klar, und niemand muss sich merken, wann nachgefasst wird.

n8n-Automatisierung

Berichte und Auswertungen

Zahlen aus Shop, ERP und Buchhaltung kommen zum Stichtag automatisch zusammen, statt sie jeden Monat händisch in Excel zu kopieren.

Terminbuchung und Erinnerungen

Kunden buchen selbst einen freien Termin, Bestätigung und Erinnerung gehen automatisch hinaus, und der Termin steht mit allen Angaben im Kalender und im CRM.

Priorisierung

Womit wir anfangen: Häufigkeit, Aufwand und Fehlerrisiko

Nicht jeder Ablauf lohnt sich. Bevor wir etwas bauen, sehen wir uns jeden Kandidaten unter drei Fragen an:

  1. 1

    Wie oft kommt der Ablauf vor?

    Was täglich oder wöchentlich passiert, entlastet mehr als ein Vorgang, der zweimal im Jahr ansteht.

  2. 2

    Wie viel Handarbeit steckt in einem Durchgang?

    Je mehr Kopieren, Abtippen und Nachfragen dazugehört, desto mehr bringt die Automatisierung.

  3. 3

    Wie teuer ist ein Fehler?

    Ein Zahlendreher in einer Rechnung oder eine vergessene Bestellung kostet mehr als ein Tippfehler in einer internen Notiz.

Aufwand und Fehlerrisiko × Häufigkeit

Gezielt prüfen

Selten, aber aufwendig oder heikel: oft reicht eine Vorlage oder Checkliste.

Zuerst automatisieren

Häufig, aufwendig, fehleranfällig: hier beginnen wir.

Von Hand lassen

Selten und einfach: der Aufbau lohnt sich nicht.

Kleine Helfer

Häufig, aber schnell erledigt: oft genügt eine Funktion im bestehenden System.

Dazu kommt eine Voraussetzung: Der Ablauf muss klaren Regeln folgen. Wenn jeder im Team ihn anders erledigt, legen wir zuerst gemeinsam fest, wie er laufen soll.

Werkzeuge

No-Code, eigener Code oder Ihr bestehendes System?

Das Werkzeug kommt nach dem Ablauf. Wir verkaufen keine Lizenzen und sind an keinen Hersteller gebunden, deshalb wählen wir, was zu Ihrem Fall passt:

Funktionen im bestehenden System

Automatisierungen und Regeln, die Ihr ERP, CRM, Shop oder Ihre Buchhaltung bereits mitbringen

Passt, wenn

  • Der Ablauf bleibt innerhalb eines Programms
  • Das Programm bietet die Funktion schon an
  • Sie wollen nichts Zusätzliches betreuen

Grenzen

  • Endet meist an der Grenze des Programms
  • Abhängig davon, was der Hersteller vorsieht

Workflow-Plattform (No-Code / Low-Code)

zum Beispiel n8n oder Make

Passt, wenn

  • Mehrere Programme mit Schnittstellen sollen zusammenarbeiten
  • Der Ablauf ändert sich gelegentlich und soll anpassbar bleiben
  • Ihr Team will die Abläufe sehen und verstehen

Grenzen

  • Sehr komplexe Logik wird unübersichtlich
  • Ohne Schnittstelle (API) kann auch die Plattform nicht viel tun
  • Eine weitere Plattform, die betrieben und gepflegt wird

Eigener Code

eine kleine Anwendung, genau für Ihren Ablauf gebaut

Passt, wenn

  • Viele Sonderfälle, Berechnungen oder große Datenmengen
  • Der Ablauf braucht eine eigene Oberfläche, etwa zum Bestätigen
  • Hohe Anforderungen an Stabilität und Nachvollziehbarkeit

Grenzen

  • Höherer Aufwand am Anfang
  • Änderungen brauchen einen Entwickler

Oft ist die beste Lösung eine Mischung: die eingebaute Funktion für den einfachen Teil, eine Plattform oder eigener Code für die Verbindung zwischen den Programmen.

n8n-Automatisierung im Detail n8n oder Make im Vergleich Schnittstellen und Systemintegration

Grundsatz

Die KI schlägt vor, der Mensch bestätigt

Künstliche Intelligenz kann Belege lesen, E-Mails zuordnen oder Antworten vorformulieren. Fehlerfrei ist sie nicht. Deshalb bauen wir überall dort, wo ein Schritt Folgen hat, einen Bestätigungsschritt ein: Die Software bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei. Das ist schneller als alles von Hand zu machen und sicherer, als der Maschine blind zu vertrauen.

Mehr zur KI-Integration
  • Bestätigung vor Buchungen, Bestellungen und Kundenmails
  • Jeder automatische Schritt ist nachvollziehbar protokolliert
  • Wenn etwas fehlschlägt, bekommt eine zuständige Person Bescheid

Referenzen

Automatisierung aus der Praxis

fiber4net, Glasfaser-Provider (2025)

Bidirektionaler Abgleich zwischen weclapp ERP und Shopify: Bestellungen aus dem Shop fließen automatisch ins ERP, Bestellstatus und Tracking-Nummern gehen zurück.

  • Bestellungen ohne händisches Übertragen zwischen Shop und ERP
  • Status und Tracking automatisch zurück an den Shop
  • Rechnungsgenerator, der an weclapp angebunden ist

Hersteller von Biegemaschinen für Stahl

Aus PDF-Dokumenten werden Maschinendaten. Der gesamte Ablauf ist automatisiert, mit einem bewussten Bestätigungsschritt, in dem ein Mensch die erkannten Daten prüft.

  • Umwandlung von PDF-Unterlagen in Maschinendaten
  • Durchgehend automatisiert, mit menschlicher Bestätigung
  • Komplexe Anbindungen über mehrere Schnittstellen (APIs)

Unser eigener Betrieb

Was wir Kunden empfehlen, nutzen wir selbst: Anfragen landen automatisch im CRM, Wiedervorlagen werden eingeplant, und bleibt eine Anfrage 24 Stunden unbeantwortet, geht ein Alarm hinaus.

  • Anfragen automatisch im CRM, mit Wiedervorlage
  • Alarm bei Anfragen, die 24 Stunden offen sind
  • Eigene KI-Agenten im Produktivbetrieb, etwa für SEO-Berichte und Inhaltsprüfungen

Zusammenarbeit

So gehen wir vor

01

Erstgespräch (kostenlos)

Sie schildern, wo im Betrieb die meiste Handarbeit steckt. Wir sagen ehrlich, was sich automatisieren lässt und was nicht.

02

Prozessaufnahme

Wir gehen die Abläufe Schritt für Schritt durch, vor Ort in Graz und der Steiermark oder per Videocall, und priorisieren die Kandidaten.

03

Fixpreis-Angebot

Sie bekommen ein Angebot mit Fixpreis für den ersten, klar abgegrenzten Ablauf, inklusive Werkzeugwahl und Begründung.

04

Schrittweise live

Ein Ablauf nach dem anderen geht live, zuerst im Testbetrieb mit echten Daten, dann übernimmt die Automatisierung.

05

Betrieb und Monitoring

Wir überwachen die Abläufe und melden uns, wenn etwas hakt. Auf Wunsch übernimmt Ihr Team die Betreuung selbst.

Der Code und die Abläufe gehören Ihnen

Quellcode, Workflows, Server-Zugänge und Konten laufen auf Ihr Unternehmen, das steht im Vertrag. Mit der Dokumentation kann jederzeit auch Ihre IT oder ein anderer Entwickler weiterarbeiten.

Förderung

Förderung für Automatisierungsprojekte prüfen

Je nach Vorhaben können die aws (Austria Wirtschaftsservice) und in der Steiermark die SFG Digitalisierungsprojekte fördern. Wichtig: Den Antrag stellen Sie in der Regel vor Projektstart. Ob ein Programm für Ihr Vorhaben in Frage kommt, sprechen wir im Erstgespräch an.

Förderprogramme im Überblick Digitalisierung in Graz

Vor Ort und remote

Prozessautomatisierung in Graz, Workflow-Automatisierung für ganz Österreich

EA Digital Solutions e.U. hat seinen Sitz in der Liebenauer Hauptstraße 41 in Graz. Für die Prozessaufnahme kommen wir in der Steiermark gerne in Ihren Betrieb, denn Abläufe versteht man am besten dort, wo sie passieren. Unternehmen in Wien, Oberösterreich, Salzburg oder Kärnten betreuen wir remote, mit demselben direkten Kontakt zu dem Entwickler, der die Automatisierung baut.

Mehr über uns

FAQ

Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung

Welche Prozesse eignen sich für eine Automatisierung?

Am besten eignen sich Abläufe, die oft vorkommen, festen Regeln folgen und heute Daten von einem Programm ins andere übertragen: Angebote erstellen, Eingangsrechnungen erfassen, Bestellungen zwischen Shop, ERP und Buchhaltung weitergeben, Anfragen ins CRM übernehmen oder Berichte zusammenstellen. Abläufe, die selten vorkommen oder jedes Mal anders laufen, bleiben meist besser in menschlicher Hand.

Was kostet Prozessautomatisierung?

Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind und ob ein Werkzeug wie n8n reicht oder eigener Code nötig ist. Ein einzelner, klar abgegrenzter Ablauf ist ein kleines Projekt, eine Kette über Shop, ERP und Buchhaltung ein größeres. Nach dem kostenlosen Erstgespräch und der Prozessaufnahme bekommen Sie einen Fixpreis für den ersten Schritt, ohne offene Stundenabrechnung.

Brauchen wir dafür neue Software?

Meist nicht. Oft lässt sich ein Ablauf mit den Programmen automatisieren, die Sie schon haben, über deren Schnittstellen oder eingebaute Automatisierungsfunktionen. Wo das nicht reicht, ergänzen wir eine Workflow-Plattform wie n8n oder Make oder eine kleine eigene Anwendung. Wir verkaufen keine Lizenzen und sind an keinen Hersteller gebunden.

Was passiert, wenn eine Automatisierung einen Fehler macht?

Wir bauen jeden Ablauf so, dass Fehler auffallen, statt still weiterzulaufen: Schlägt ein Schritt fehl, bekommt eine zuständige Person eine Benachrichtigung, und der Vorgang wartet, bis er geklärt ist. Bei Entscheidungen mit Folgen, etwa einer Buchung oder einer Bestellung beim Lieferanten, bestätigt ein Mensch, bevor etwas passiert.

Ersetzt die Automatisierung unsere Mitarbeiter?

Nein. Automatisiert werden das Abtippen, Kopieren und Nachfragen, nicht die Entscheidungen. Ihr Team bekommt vorbereitete Daten und bestätigt, was die Software vorschlägt. Die Zeit, die heute in Routinearbeit fließt, bleibt für Kunden, Beratung und die Fälle, die wirklich Erfahrung brauchen.

Wie schnell ist der erste Ablauf live?

Wir starten bewusst mit einem einzelnen Ablauf, nicht mit dem ganzen Betrieb. Wie lange die Umsetzung dauert, hängt von der Zahl der beteiligten Systeme und deren Schnittstellen ab. Den Zeitplan halten wir gemeinsam mit dem Fixpreis im Angebot fest, und Sie testen jeden Ablauf mit echten Daten, bevor er übernimmt.

Wo liegen unsere Daten?

Automatisierungen betreiben wir auf Servern in der EU oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur, wenn Sie das bevorzugen. Für die Verarbeitung schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab. Welche Daten an welchen Dienst gehen, besonders bei KI-Schritten, legen wir vor Projektstart gemeinsam und schriftlich fest.

Arbeiten Sie auch außerhalb von Graz?

Ja, in ganz Österreich. Unser Sitz ist in Graz, für die Prozessaufnahme kommen wir in Graz und der Steiermark gerne in Ihren Betrieb. Mit Unternehmen in Wien, Linz, Salzburg oder anderen Bundesländern arbeiten wir remote zusammen, per Videocall und mit Zwischenständen zum Ausprobieren.

Ihr nächster Schritt

Welcher Ablauf kostet Sie heute am meisten Zeit?

Im kostenlosen Erstgespräch finden wir den Ablauf, bei dem sich Automatisierung am ehesten lohnt, und klären, welches Werkzeug passt. Danach bekommen Sie einen Fixpreis.

Zuerst den Prozess-Check machen