KI-Kompetenz-Pflicht: Was KMU 2026 tun müssen

"Unsere Leute nutzen ChatGPT längst. Müssen wir jetzt etwas tun?" Diese Frage stellen sich viele Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer, seit der EU AI Act von einer KI-Kompetenz-Pflicht spricht. Dazu kommt Unsicherheit, weil die EU die Regel im Sommer 2026 mit dem sogenannten Digital Omnibus geändert hat. Dieser Artikel erklärt ohne Panikmache, was Artikel 4 heute verlangt, für wen er gilt und wie ein pragmatischer Schulungsplan samt Dokumentation aussieht.

Wichtig vorab: Dieser Beitrag gibt den Stand Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung.

Die kurze Antwort für Geschäftsführer

• Ja, die Pflicht gilt für praktisch jedes Unternehmen, das KI-Systeme beruflich einsetzt, unabhängig von der Größe. Das schließt Werkzeuge wie ChatGPT, Microsoft Copilot oder KI-Funktionen in Ihrer Branchensoftware ein.
• Sie gilt seit 2. Februar 2025. Seit 27. Juli 2026 gilt sie in einer abgeschwächten Fassung.
• Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Verlangt werden Maßnahmen, die die KI-Kompetenz Ihrer Mitarbeiter fördern, passend zu deren Rolle.
• Ein praktischer Start ist ein kurzer Schulungsplan nach Rollen, eine Nutzungsrichtlinie und eine einseitige Dokumentation.

Was Artikel 4 verlangt und für wen er gilt

Der EU AI Act (Verordnung (EU) 2024/1689) ist das europäische Gesetz über künstliche Intelligenz. Er ist seit 1. August 2024 in Kraft und gilt schrittweise. Artikel 4 regelt die KI-Kompetenz: das Wissen und die Fähigkeiten, die Menschen brauchen, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen und deren Chancen und Risiken einzuschätzen.

Die Pflicht trifft zwei Gruppen:

• Anbieter, also Unternehmen, die KI-Systeme entwickeln oder unter eigenem Namen anbieten
• Betreiber, also Unternehmen, die KI-Systeme in eigener Verantwortung beruflich verwenden

Fast jedes KMU, dessen Mitarbeiter KI-Werkzeuge bei der Arbeit nutzen, ist damit Betreiber im Sinne des AI Act. Eine Ausnahme für Kleinstunternehmen gibt es bei Artikel 4 nicht. Ausgenommen ist nur die rein private, nicht berufliche Nutzung.

In der ursprünglichen Fassung mussten Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um "nach besten Kräften sicherzustellen", dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Berücksichtigt werden sollten dabei Vorwissen, Ausbildung, der Einsatzkontext und die Personen, bei denen die KI eingesetzt wird.

Was der Digital Omnibus geändert hat

Mit der Verordnung (EU) 2026/1744 ("Digital Omnibus on AI") vom 8. Juli 2026 hat die EU den AI Act in mehreren Punkten angepasst. Sie wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten. Für Artikel 4 bedeutet das laut Verordnungstext:

• Anbieter und Betreiber ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern.
• Die Pflicht verlangt ausdrücklich nicht, für eine bestimmte Person ein bestimmtes Kompetenzniveau zu garantieren.
• Die EU-Kommission und die Mitgliedstaaten sollen Unternehmen unterstützen; die Kommission veröffentlicht dazu praktische Beispiele.

Die Pflicht wurde also abgeschwächt, aber nicht gestrichen. Wer gar nichts tut, erfüllt sie nicht. Wer nachvollziehbar schult und informiert, ist auf einem guten Weg. Der Omnibus hat außerdem andere Fristen verschoben, etwa für bestimmte Hochrisiko-KI-Systeme. Für die meisten KMU, die KI im Büroalltag nutzen, sind diese Hochrisiko-Regeln aber nicht der Kern.

Ein pragmatischer Schulungsplan nach Rollen

Die Verordnung schreibt kein bestimmtes Format vor. Sinnvoll ist, nach Rollen zu unterscheiden, denn eine Buchhalterin braucht anderes Wissen als ein Entwickler.

Alle Mitarbeiter, die KI-Werkzeuge nutzen

• Wie Sprachmodelle grundsätzlich arbeiten und warum sie Fehler machen können
• Welche Daten nicht in öffentliche KI-Werkzeuge gehören, etwa Kundendaten, Personaldaten oder Geschäftsgeheimnisse
• Ergebnisse prüfen: Fakten, Zahlen und Zitate nie ungeprüft übernehmen
• Welche Werkzeuge im Unternehmen freigegeben sind

Teams mit KI im Kundenkontakt (Vertrieb, Kundendienst, Marketing)

• Transparenz gegenüber Kunden, etwa bei Chatbots oder automatischen Antworten
• Umgang mit KI-generierten Texten und Bildern
• Wann ein Mensch entscheiden muss

Führungskräfte und Verantwortliche

• Überblick über die Pflichten aus AI Act und DSGVO
• Auswahl und Freigabe von KI-Werkzeugen
• Verantwortung für Dokumentation und Nachschulung

Technische Rollen (falls vorhanden)

• Grenzen und Risiken der eingesetzten Modelle, Tests und Überwachung im Betrieb

Für die meisten KMU reicht ein Workshop pro Team, ergänzt um eine kurze Auffrischung, wenn neue Werkzeuge dazukommen. Unser KI-Workshop ist genau dafür gedacht, auf Wunsch vor Ort in Graz oder remote.

Dokumentation: was Sie festhalten sollten

Der AI Act verlangt für Artikel 4 kein bestimmtes Dokument. Eine kurze Dokumentation ist trotzdem sinnvoll, weil Sie damit zeigen können, welche Maßnahmen Sie ergriffen haben. Eine Seite genügt meist:

1. Eingesetzte KI-Werkzeuge: Welche Systeme nutzt das Unternehmen, wofür und in welchen Abteilungen?
2. Verantwortliche Person: Wer kümmert sich um Freigaben und Schulungen?
3. Maßnahmen: Welche Schulungen, Leitfäden oder Unterweisungen gab es, wann und für wen?
4. Nutzungsregeln: Ein Verweis auf Ihre interne Richtlinie zum Umgang mit KI, etwa welche Daten tabu sind.
5. Nachschulung: Wann wird der Stand überprüft, zum Beispiel jährlich oder bei neuen Werkzeugen?

Bewahren Sie Teilnehmerlisten und Unterlagen der Schulungen auf. Eine Checkliste für die weiteren Pflichten aus dem AI Act finden Sie in unserer EU-AI-Act-Checkliste.

In vier Schritten zur umgesetzten Pflicht

Wenn Sie noch nichts unternommen haben, ist das kein Grund zur Panik. Mit diesen vier Schritten kommen Sie strukturiert zu einem guten Stand:

1. Bestandsaufnahme: Fragen Sie in allen Teams nach, welche KI-Werkzeuge tatsächlich genutzt werden, auch privat angelegte Konten für berufliche Zwecke. Das Ergebnis ist oft überraschend.
2. Regeln festlegen: Entscheiden Sie, welche Werkzeuge erlaubt sind, mit welchen Konten und für welche Daten. Halten Sie das in einer kurzen Richtlinie fest, die jeder versteht.
3. Schulen: Starten Sie mit der Grundschulung für alle, die KI nutzen, und ergänzen Sie die Inhalte für Rollen mit Kundenkontakt und Verantwortung.
4. Dokumentieren und wiederholen: Füllen Sie die einseitige Dokumentation aus und legen Sie einen Termin für die nächste Überprüfung fest.

Für ein kleines Team ist das ein Aufwand von wenigen Tagen über einige Wochen verteilt, nicht von Monaten. Wichtiger als Perfektion ist, dass Sie anfangen und Ihre Maßnahmen nachvollziehbar festhalten.

Transparenzpflichten nach Artikel 50 (Chatbots, KI-Inhalte)

Neben Artikel 4 betrifft viele Unternehmen Artikel 50. Er gilt seit 2. August 2026 und regelt Transparenz:

• Chatbots und KI im direkten Kontakt: KI-Systeme, die direkt mit Menschen interagieren, müssen so gestaltet sein, dass die Menschen erfahren, dass sie mit einer KI zu tun haben, sofern das nicht offensichtlich ist.
• KI-generierte Inhalte: Anbieter von Systemen, die synthetische Texte, Bilder, Audio oder Videos erzeugen, müssen diese maschinenlesbar kennzeichnen. Für Systeme, die vor dem 2. August 2026 auf den Markt kamen, gilt laut Digital Omnibus eine Übergangsfrist bis 2. Dezember 2026.
• Deepfakes: Wer täuschend echte, KI-erzeugte oder manipulierte Bilder, Videos oder Tonaufnahmen veröffentlicht, muss offenlegen, dass sie künstlich erzeugt wurden.

Für ein KMU heißt das praktisch: Wenn Sie einen Chatbot auf Ihrer Website betreiben, kennzeichnen Sie ihn klar. Wenn Sie KI-Bilder in der Werbung einsetzen, die echt wirken, prüfen Sie die Kennzeichnung. Mehr dazu auf unserer Seite zum EU-KI-Gesetz.

Wer in Österreich informiert: Die KI-Servicestelle der RTR bietet Informationen zum AI Act. Sie ist eine Anlaufstelle für Fragen, keine Strafbehörde. Welche Behörden in Österreich die Aufsicht übernehmen, prüfen Sie am besten aktuell auf der Website der RTR.

Ihr nächster Schritt

Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, welche KI-Werkzeuge Ihr Team nutzt und welcher Schulungsumfang sinnvoll ist. Auf Wunsch übernehmen wir den Workshop für Ihr Team und helfen Ihnen, die einseitige Dokumentation aufzusetzen. Bringen Sie gerne eine Liste der Werkzeuge mit, die Ihr Team heute verwendet, und eventuell bestehende interne Regeln. Unser Büro ist in Graz, Workshops finden vor Ort oder remote statt.