Was kostet Individualsoftware 2026? Kostentreiber, Modelle und Förderung in Österreich

Kurz gesagt: Den einen Preis für Individualsoftware gibt es nicht. Die Kosten hängen vor allem vom Funktionsumfang, der Zahl der Schnittstellen, der Qualität der vorhandenen Daten und den Anforderungen an Sicherheit und Verfügbarkeit ab. Bei uns beginnen kleinere Tools und Prototypen ab 6.500 €, umfangreiche Web-Apps ab 15.000 €, Systemintegrationen ab 4.500 € und KI-Integrationen ab 2.500 €. Förderungen von aws, SFG oder FFG können einen Teil übernehmen, wenn Sie den Antrag vor Projektstart stellen und die Programmbedingungen erfüllen (Stand Oktober 2026).

„Was kostet das?“ ist meist die erste Frage, und die ehrliche Antwort lautet: Das hängt davon ab, was die Software können muss. Damit Sie trotzdem eine Grundlage für Ihre Planung haben, zeigen wir in diesem Beitrag, woraus sich die Kosten zusammensetzen, welche Preismodelle es gibt, welche Preise wir selbst veröffentlichen und welche Förderungen in Österreich in Frage kommen.

Wir von EA Digital Solutions entwickeln von Graz aus Individualsoftware, Schnittstellen und KI-Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen. Wir sind bei keinem Softwarehersteller Partner und verkaufen keine Lizenzen. Allgemeine Marktdurchschnittspreise nennen wir hier bewusst nicht, weil wir dafür keine belastbare, aktuelle Quelle für Österreich kennen.

Unsere veröffentlichten Einstiegspreise

Für individuelle Projekte nennen wir nach dem kostenlosen Erstgespräch einen Festpreis. Der Code gehört Ihnen. Alle Pakete und Bedingungen finden Sie auf unserer Preisseite.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Ein Softwareprojekt besteht nicht nur aus Programmieren. Typische Bestandteile sind:

1. Analyse und Konzept: Abläufe verstehen, Anforderungen festlegen, Umfang der ersten Version abgrenzen.
2. Gestaltung der Oberfläche: Bildschirme und Abläufe so planen, dass Ihre Mitarbeitenden oder Kundinnen ohne Schulung zurechtkommen.
3. Entwicklung: Oberfläche, Geschäftslogik, Datenbank, Benutzerverwaltung und Rechte.
4. Schnittstellen: Anbindung an ERP, Buchhaltung, Shop, CRM, Zahlungsanbieter oder Behördenportale.
5. Datenübernahme: Altdaten aus Excel oder Vorgängersystemen bereinigen und importieren.
6. Tests: automatisierte Tests, Tests mit echten Anwendern, Sicherheitsprüfung.
7. Inbetriebnahme: Hosting einrichten, Datensicherung, Überwachung, Einschulung, Dokumentation.
8. Betrieb und Weiterentwicklung: Hosting, Updates von Bibliotheken und Betriebssystem, Fehlerbehebung, neue Funktionen.

Die letzten Punkte werden in Angeboten gern vergessen. Fragen Sie nach, ob Tests, Inbetriebnahme und Dokumentation im Preis enthalten sind und was der laufende Betrieb kostet.

Die wichtigsten Kostentreiber

1. Funktionsumfang der ersten Version. Der größte Hebel liegt darin, was die erste Version können muss. Jede zusätzliche Rolle, jeder Sonderfall und jeder Bericht kostet Zeit. Wer mit einer schlanken ersten Version startet und nach echten Erfahrungen erweitert, gibt das Geld meist gezielter aus.

2. Anzahl und Art der Schnittstellen. Eine Anbindung an ein System mit gut dokumentierter REST-API ist planbarer als eine Anbindung an ein System ohne öffentliche Dokumentation, bei dem Formate erst geklärt werden müssen. Schnittstellen, die in beide Richtungen laufen, brauchen zusätzlich Regeln, welches System bei Widersprüchen gilt.

3. Qualität der vorhandenen Daten. Doppelte Kunden, uneinheitliche Artikelnummern oder Daten in Freitextfeldern machen jede Übernahme aufwendiger. Bereinigen Sie, so weit möglich, vor dem Projekt.

4. Klarheit der Abläufe. Wenn ein Ablauf im Unternehmen noch nicht entschieden ist, wird er im Projekt entschieden, und das kostet Abstimmungsrunden. Gut dokumentierte Prozesse senken die Kosten.

5. Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz und Verfügbarkeit. Eine interne Auswertung für drei Personen ist etwas anderes als ein Kundenportal mit Login, personenbezogenen Daten und Zahlungsfunktion. Rollen und Rechte, Protokollierung, Zwei-Faktor-Anmeldung und Datensicherung erhöhen den Aufwand, sind aber bei sensiblen Anwendungen nötig.

6. Rechtliche Vorgaben. Je nach Anwendung kommen etwa Barrierefreiheit, Rechnungsvorgaben, Aufbewahrungspflichten oder die Transparenzpflichten des EU AI Act für KI-Funktionen dazu. Was davon für Ihr Projekt gilt, klären wir am Anfang.

7. KI-Funktionen. Funktionen mit Sprachmodellen verursachen neben der Entwicklung laufende Kosten beim Modellanbieter, die von der Nutzung abhängen. Lassen Sie sich diese getrennt ausweisen.

8. Zeitdruck. Ein fixer, knapper Termin bedeutet weniger Spielraum für Abstimmung und Tests oder mehr Personal gleichzeitig. Beides wirkt sich auf den Preis aus.

Preismodelle im Vergleich

Wir arbeiten bei individuellen Projekten mit Festpreisen nach dem Erstgespräch. Ein Festpreis funktioniert aber nur, wenn der Umfang klar beschrieben ist. Deshalb verbringen wir am Anfang Zeit damit, gemeinsam festzulegen, was in die erste Version gehört und was nicht.

Einmalige und laufende Kosten

Neben der Entwicklung fallen bei Individualsoftware laufende Kosten an. Planen Sie sie von Anfang an ein:

• Hosting und Datenbank: abhängig von Nutzung und Anforderungen an Verfügbarkeit und Standort.
• Lizenzen Dritter: zum Beispiel Kartendienste, E-Mail-Versand, Zahlungsanbieter, KI-Modelle oder Lizenzen eines angebundenen ERP-Systems.
• Wartung: Sicherheitsupdates, Anpassungen an neue Versionen angebundener Systeme, Fehlerbehebung.
• Weiterentwicklung: neue Funktionen auf Basis der Erfahrungen im Betrieb.

Fragen Sie bei jedem Angebot, welche dieser Kosten anfallen und wer sie trägt. Bei Schnittstellen zu ERP-Systemen kann zum Beispiel ein höheres Lizenzpaket nötig sein, wenn API-Zugriff erst ab einem bestimmten Tarif enthalten ist.

Individualsoftware oder Standardsoftware?

Bevor Sie über den Preis einer Eigenentwicklung sprechen, lohnt die Frage, ob es sie überhaupt braucht. Wenn Ihre Abläufe dem Branchenstandard entsprechen, ist eine Standardsoftware fast immer günstiger und schneller im Einsatz. Individualsoftware lohnt sich vor allem dann, wenn:

• ein Ablauf Ihr Wettbewerbsvorteil ist und Standardsoftware ihn nur mit Umwegen abbildet,
• mehrere Systeme verbunden werden müssen, die von sich aus nicht zusammenarbeiten,
• Sie ein eigenes digitales Produkt anbieten möchten,
• Lizenzkosten für viele Benutzer eine Eigenentwicklung wirtschaftlich machen.

Oft ist der beste Weg eine Mischung: Standardsoftware für Buchhaltung und Lohn, eine Schnittstelle oder ein eigenes Modul für das, was den Unterschied macht. Für ERP-Systeme vergleichen wir die Möglichkeiten im ERP-Vergleich 2026.

Förderungen in Österreich (Stand Oktober 2026)

Förderungen können einen Teil der Kosten übernehmen. Zwei Regeln gelten fast immer: Der Antrag wird vor Projektstart gestellt, und die Programme öffnen und schließen. Prüfen Sie die aktuellen Bedingungen immer direkt beim Fördergeber.

aws Digitalisierung (Austria Wirtschaftsservice): Laut aws werden Digitalisierungsprojekte mit nicht rückzahlbaren Zuschüssen gefördert, je nach Förderungsprogramm bis zu 150.000 €. Gefördert werden Beratungs- und Umsetzungskosten; Voraussetzung ist unter anderem, dass der Antrag vor Projektstart gestellt wird und der Unternehmenssitz oder die Betriebsstätte in Österreich liegt. Branchen und Konditionen hängen vom jeweiligen Programm ab. Für die KI-Schwerpunkte innerhalb von aws Digitalisierung ist laut aws-Seite derzeit kein Call offen.

SFG Steiermark: Für steirische Betriebe bietet die Steirische Wirtschaftsförderung mehrere Programme. Ein Beispiel ist die Förderungsaktion Lebens!Nah: Digitalisierungsmaßnahmen, etwa von Vertriebs- oder innerbetrieblichen Prozessen, werden laut SFG-Kurzinformation ab anrechenbaren Kosten von 3.000 € mit 30 % gefördert, höchstens 2.500 €. Lebens!Nah richtet sich an Nahversorgungsbetriebe, also vor allem Kleinstunternehmen aus Handel, Gewerbe, Handwerk und Dienstleistung mit Gütern und Leistungen des täglichen Bedarfs; der Antrag muss vor Projektbeginn gestellt werden. Ob Ihr Betrieb zur Zielgruppe gehört, klären Sie direkt mit der SFG.

FFG Basisprogramm: Die Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft fördert im Basisprogramm Forschungs- und Entwicklungsprojekte von Unternehmen bis zum Prototyp, themenoffen und mit höherem technischem Risiko. Für 2026 ist laut FFG eine laufende Einreichung von 1.1. bis 31.12.2026 vorgesehen, mit höchstens 3 Mio. € pro Projekt. Weil es um experimentelle Entwicklung mit Innovationsgehalt geht, passt das Basisprogramm in der Regel nicht für die bloße Einführung bewährter Software, sondern für Vorhaben, bei denen Sie etwas technisch Neues entwickeln.

Wir prüfen vor jedem Projekt gemeinsam mit Ihnen, ob eine Förderung in Frage kommt, und richten den Zeitplan danach aus. Den Antrag stellen Sie als Unternehmen selbst. Eine Übersicht finden Sie auf unserer Seite Förderungen.

So bekommen Sie ein belastbares Angebot

1. Problem statt Lösung beschreiben: „Wir erfassen Aufträge doppelt“ ist hilfreicher als „Wir brauchen eine App“.
2. Bestehende Systeme auflisten: ERP, Buchhaltung, Shop, CRM, Excel-Listen.
3. Erste Version abgrenzen: Was muss am ersten Tag funktionieren, was kann später kommen?
4. Beispieldaten bereitstellen: Echte, anonymisierte Beispiele helfen, Sonderfälle früh zu erkennen.
5. Laufende Kosten abfragen: Hosting, Wartung, Lizenzen Dritter.
6. Rechte am Code klären: Wem gehört der Code, und bekommen Sie Zugriff auf das Repository?

Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir diese Punkte mit Ihnen durch. Danach erhalten Sie einen Festpreis oder, wenn der Umfang noch offen ist, einen Vorschlag für einen ersten Schritt. Mehr zu unserer Arbeitsweise bei Prototypen und MVPs finden Sie unter Softwareentwicklung für Startups.

Quellen (abgerufen am 28.10.2026)

• EA Digital Solutions Preise
• aws Digitalisierung
• SFG Lebens!Nah
• SFG Kurzinformation Lebens!Nah (Stand Jänner 2025)
• FFG Basisprogramm