Lastenheft für Software: So beschreiben Sie Ihr Projekt

Sie wollen eine Software entwickeln lassen und haben drei Angebote auf dem Tisch: eines über 9.000 Euro, eines über 22.000 Euro, eines mit dem Satz „Preis nach Aufwand“. Alle drei beziehen sich auf dasselbe Gespräch, und trotzdem wirkt es, als hätten die Anbieter von drei verschiedenen Projekten gesprochen. Meist liegt das nicht an den Anbietern, sondern daran, dass niemand schriftlich festgehalten hat, was die Software eigentlich können soll.

Genau dafür gibt es das Lastenheft. Dieser Artikel erklärt, was hineingehört, wie Sie Anforderungen ohne Technikwissen formulieren und wie Sie mit wenigen Seiten bessere Angebote bekommen.

Warum Angebote ohne Lastenheft kaum vergleichbar sind

Wer eine Idee nur mündlich schildert, lässt viel Raum für Annahmen. Ein Anbieter rechnet mit einem einfachen Formular, der nächste mit Benutzerkonten, Rollen und einer Anbindung an die Buchhaltung. Beide haben aus ihrer Sicht richtig zugehört. Erst im Projekt zeigt sich, wer was gemeint hat, und dann wird es teuer: Nachträge, Verzögerungen und Diskussionen darüber, was „selbstverständlich“ dabei gewesen wäre.

Ein Lastenheft legt fest, welches Problem gelöst werden soll, für wen und woran Sie erkennen, dass es gelöst ist. Damit rechnen alle Anbieter mit derselben Grundlage, und Sie können Preise und Vorgehen tatsächlich vergleichen.

Lastenheft und Pflichtenheft: der Unterschied

Die beiden Begriffe werden oft verwechselt. Nach der Norm DIN 69901-5 ist das Lastenheft die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers. Kurz gesagt: Das Lastenheft schreiben Sie, es beschreibt, was die Software leisten soll.

Das Pflichtenheft erstellt der Auftragnehmer. Es beschreibt, wie die Anforderungen umgesetzt werden: welche Funktionen genau entstehen, welche Technik eingesetzt wird und in welchen Schritten gearbeitet wird. Beide Dokumente zusammen bilden eine gute Grundlage für den Vertrag.

Für ein kleineres Projekt muss das kein dickes Dokument sein. Fünf bis zehn gut strukturierte Seiten reichen oft völlig.

Was in ein gutes Lastenheft gehört

• Ausgangslage: Wie läuft der Ablauf heute, etwa mit Excel, Papier oder E-Mails, und was kostet das an Zeit oder Fehlern?
• Ziel: Was soll nach dem Projekt besser sein? Formulieren Sie es so konkret wie möglich, zum Beispiel „Aufträge werden nicht mehr doppelt erfasst“.
• Nutzer und Rollen: Wer arbeitet mit der Software? Mitarbeitende im Büro, Außendienst, Kunden, Partner? Wer darf was sehen und ändern?
• Funktionale Anforderungen: Was muss die Software können? Am besten als kurze Abläufe aus Sicht der Nutzer.
• Nicht-funktionale Anforderungen: Wie schnell, wie sicher, auf welchen Geräten, in welchen Sprachen? Muss sie barrierefrei sein? Wie lange müssen Daten aufbewahrt werden?
• Schnittstellen: Mit welchen Systemen muss die Software Daten austauschen, etwa ERP, CRM, Buchhaltung, Onlineshop oder Zahlungsanbieter?
• Daten: Welche Daten gibt es schon, und müssen sie übernommen werden?
• Rahmen: Wunschtermin, Budgetrahmen, interne Ansprechperson, Vorgaben aus Ihrem Unternehmen.
• Abnahmekriterien: Woran erkennen Sie, dass eine Funktion fertig ist?

Anforderungen verständlich formulieren

Sie müssen keine Fachsprache beherrschen. Entwickler verstehen Abläufe aus dem Alltag oft besser als technische Wunschlisten. Ein bewährtes Muster ist die Kombination aus Rolle, Tätigkeit und Nutzen:

• „Die Disponentin sieht am Morgen alle offenen Aufträge des Tages, damit sie die Touren planen kann.“
• „Ein Kunde kann den Status seiner Bestellung online abrufen, damit weniger Anrufe im Büro ankommen.“
• „Die Buchhaltung erhält am Monatsende eine Liste aller abgeschlossenen Aufträge, damit sie Rechnungen prüfen kann.“

Ordnen Sie jede Anforderung danach in drei Gruppen: Muss (ohne das ist die Software nutzlos), Kann (wäre schön, aber nicht entscheidend) und Später (gute Idee für eine zweite Version). Diese Einteilung ist der wirksamste Hebel für Ihr Budget. Wie stark der Umfang den Preis beeinflusst, beschreibt der Beitrag Was kostet ein MVP?.

Denken Sie außerdem an die Sonderfälle. Was passiert, wenn ein Auftrag storniert wird, ein Kunde zwei Adressen hat oder eine Mitarbeiterin im Urlaub ist und jemand anderer ihre Aufgaben übernimmt? Solche Fälle machen im Alltag oft nur einen kleinen Teil der Vorgänge aus, verursachen aber einen großen Teil des Aufwands. Je früher sie im Lastenheft stehen, desto genauer wird das Angebot und desto weniger Überraschungen gibt es im Projekt.

Was nicht ins Lastenheft gehört

Ein häufiger Fehler ist, die Lösung schon vorwegzunehmen. Schreiben Sie nicht „Die App wird mit Programmiersprache X gebaut“ oder „Es braucht einen Button oben rechts“, solange es dafür keinen zwingenden Grund gibt. Beschreiben Sie, was erreicht werden soll, und lassen Sie dem Anbieter Raum für Vorschläge. Gute Anbieter erklären Ihnen dann im Angebot, warum sie welche Technik wählen und was das für Kosten und spätere Wartung bedeutet.

Eine Ausnahme sind Vorgaben, die tatsächlich feststehen: etwa dass Daten in der EU gespeichert werden müssen, dass ein bestimmtes ERP angebunden wird oder dass Ihre IT bestimmte Systeme verlangt.

Datenschutz, Rechte am Code und Betrieb gleich mitdenken

Drei Punkte werden im Lastenheft oft vergessen und später teuer:

• Datenschutz: Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, etwa beim Betrieb der Software, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Halten Sie im Lastenheft fest, welche personenbezogenen Daten anfallen.
• Rechte am Code: In Österreich erhält bei Software, die Angestellte im Rahmen ihrer Arbeit schaffen, grundsätzlich der Arbeitgeber die Nutzungsrechte (§ 40b UrhG). Bei externen Entwicklern gilt das nicht automatisch. Legen Sie deshalb vertraglich fest, welche Rechte Sie am Quellcode erhalten und wo er liegt.
• Betrieb und Wartung: Wer kümmert sich nach dem Start um Hosting, Sicherheitsupdates und Fehler? Fragen Sie im Lastenheft ausdrücklich nach diesen laufenden Kosten.

Wie Sie ein Projekt steuern, ohne selbst programmieren zu können, lesen Sie im Beitrag Software entwickeln lassen ohne technischen Mitgründer.

In vier Schritten zum Lastenheft

1. Ziel und Ist-Ablauf aufschreiben: Eine Seite genügt. Was passiert heute, was stört, was soll anders werden?
2. Nutzer und Rollen klären: Sprechen Sie mit den Menschen, die später mit der Software arbeiten. Sie kennen die Sonderfälle, die in keiner Präsentation auftauchen.
3. Anforderungen sammeln und priorisieren: Formulieren Sie Abläufe und ordnen Sie sie in Muss, Kann und Später.
4. Mit Anbietern abstimmen: Geben Sie allen Anbietern dasselbe Dokument und bitten Sie um Rückfragen. Die Qualität der Rückfragen sagt viel darüber, wie gut ein Anbieter Ihr Problem verstanden hat.

Beispiel: Ausschnitt aus einem Lastenheft

Beispiel: Ein Installationsbetrieb mit zwölf Mitarbeitenden plant Einsätze heute in einer Excel-Tabelle. Sein Lastenheft könnte so beginnen:

• Ziel: Einsatzplanung an einem Ort, für Büro und Monteure aktuell auf dem Handy.
• Muss: Aufträge anlegen und Monteuren zuweisen, Tagesplan je Monteur, Arbeitszeit und Material vor Ort erfassen, Export für die Rechnung.
• Kann: Fotos zum Auftrag, digitale Unterschrift des Kunden.
• Später: Automatische Terminvorschläge, Anbindung an die Buchhaltung.
• Abnahme: Ein kompletter Arbeitstag wird ohne Excel geplant und abgerechnet.

Schon diese halbe Seite macht Angebote deutlich genauer als jedes Telefonat.

Was die Umsetzung kostet

Bei EA Digital Solutions beginnt individuelle Software ab 6.500 Euro für kleinere Tools und Prototypen und ab 15.000 Euro für umfangreiche Web-Apps (Stand Oktober 2026). Ein gutes Lastenheft macht den Preis nicht nur genauer, es hilft auch, ihn zu senken, weil der Umfang klar begrenzt ist. Für Gründerinnen und Gründer, die eine erste Produktversion planen, haben wir eine eigene Seite zur Softwareentwicklung für Startups.

Ihr nächster Schritt

Sie müssen kein fertiges Lastenheft mitbringen. In einem kostenlosen Erstgespräch gehen wir Ihr Vorhaben gemeinsam durch, stellen die Fragen, die später teuer würden, und sagen Ihnen, welche Punkte Sie noch klären sollten. Danach erhalten Sie eine Einschätzung zu Umfang und Kosten. Hilfreich sind eine kurze Beschreibung des heutigen Ablaufs und, falls vorhanden, die Tabellen oder Formulare, mit denen Sie heute arbeiten. Unser Büro ist in Graz, die Zusammenarbeit funktioniert genauso remote, mit direktem Kontakt zum Entwickler.