Shopify mit BMD verbinden: Buchhaltung automatisch

Ende des Monats, wieder dieselbe Routine: Bestellungen aus Shopify exportieren, die Datei in Excel aufräumen, Auszahlungen von Shopify Payments und PayPal zuordnen, Rechnungen als PDF sammeln und alles an die Steuerberatung schicken. Dort wird es dann in BMD noch einmal händisch erfasst. Mit jeder zusätzlichen Bestellung wird das mühsamer und fehleranfälliger.

Dieser Artikel erklärt, warum Shopify und BMD nicht von selbst zusammenfinden, was Ihre Steuerberatung tatsächlich braucht und welche drei Wege es gibt, den Ablauf zu automatisieren.

Warum Shopify und BMD nicht von selbst zusammenfinden

Shopify ist ein internationales Shopsystem, BMD eine in Österreich weit verbreitete Software für Buchhaltung und Steuerberatung. Bei unserer Recherche im Oktober 2026 haben wir keine offizielle, direkte Verbindung zwischen beiden gefunden. Die meisten Buchhaltungs-Apps im Shopify App Store sind auf DATEV ausgerichtet, das System vieler deutscher Steuerberater. Einzelne Apps nennen BMD unter den unterstützten Formaten. Wie weit diese Unterstützung reicht, sollten Sie vor dem Kauf gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung prüfen.

Dazu kommt ein grundsätzlicher Unterschied: Shopify denkt in Bestellungen, die Buchhaltung in Buchungen. Eine Bestellung mit zwei Artikeln zu unterschiedlichen Steuersätzen, Versandkosten, einem Gutscheincode und Zahlung über Shopify Payments wird in der Buchhaltung zu mehreren Buchungszeilen auf verschiedenen Konten. Genau diese Übersetzung muss irgendjemand machen, entweder ein Mensch am Monatsende oder eine Schnittstelle.

Was die Steuerberatung tatsächlich braucht

Bevor Sie über Technik nachdenken, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, in welcher Form sie die Daten übernehmen möchte. BMD bietet Importfunktionen, über die Buchungen aus anderen Systemen eingelesen werden können, zum Beispiel als strukturierte CSV-Datei. Welches Format, welche Felder und welche Kontenzuordnung Ihre Kanzlei verwendet, legt sie selbst fest. Typischerweise braucht sie:

• Erlöse getrennt nach Steuersatz und Land, etwa Inland, EU-Ausland mit und ohne UID-Nummer sowie Drittland
• Versandkosten, Rabatte und Gutscheine als eigene Positionen
• Zahlungen nach Zahlungsanbieter, damit Bankeingänge zugeordnet werden können
• Gebühren von Shopify Payments, PayPal oder Klarna, die bei Auszahlungen oft bereits abgezogen sind
• Rechnungen und Gutschriften als Belege, idealerweise eindeutig mit der Buchung verknüpft

Fragen Sie konkret nach einer Beispieldatei oder einer Formatbeschreibung. Mit dieser Vorlage lässt sich jede der drei folgenden Lösungen sauber umsetzen.

Drei Wege: Zwischentool, Export-Datei, eigene Schnittstelle

1. Zwischentool (App aus dem Shopify App Store oder Buchhaltungsdienst) Eine fertige App sammelt Bestellungen und Auszahlungen und erzeugt daraus Buchungsdaten. Vorteil: schnell eingerichtet, geringe Einstiegskosten. Nachteil: Sie sind an den Funktionsumfang gebunden, und österreichische Besonderheiten sind nicht immer vollständig abgedeckt. Passt für kleinere Shops mit einfachen Fällen, wenn die Steuerberatung das Ausgabeformat akzeptiert.

2. Regelmäßiger Export im passenden Format Ein kleines Programm holt die Daten über die offizielle Shopify-Schnittstelle, rechnet sie in das Format um, das Ihre Kanzlei importieren kann, und legt die Datei samt Belegen monatlich oder wöchentlich ab. Vorteil: genau auf Ihre Kontenzuordnung zugeschnitten, überschaubarer Aufwand. Nachteil: Ein Mensch stößt den Import in BMD noch an. Passt für die meisten wachsenden Shops.

3. Eigene Schnittstelle mit Abgleich Bestellungen, Gutschriften und Auszahlungen werden laufend verarbeitet, Abweichungen erkannt und gemeldet, etwa wenn eine Auszahlung nicht zur Summe der Bestellungen passt. Vorteil: weitgehend automatischer Ablauf, früh sichtbare Fehler. Nachteil: höherer Aufwand bei der Einrichtung. Passt bei vielen Bestellungen, mehreren Ländern oder mehreren Verkaufskanälen.

Wenn Sie bereits ein ERP wie weclapp nutzen, kann auch dieses die Brücke sein: weclapp bietet einen Export für BMD, und die Shop-Bestellungen laufen zuerst ins ERP. Mehr dazu auf unserer Seite zur weclapp-Integration.

Österreich-Besonderheiten: Steuersätze, OSS, Gutschriften

Hier entstehen die meisten Fehler bei Standardlösungen. Die wichtigsten Punkte:

• Mehrere Steuersätze: In Österreich gibt es neben dem Normalsteuersatz von 20 Prozent ermäßigte Sätze von 10 und 13 Prozent. Seit 1. Juli 2026 gilt laut Unternehmensserviceportal (USP) zusätzlich ein Satz von 4,9 Prozent für ausgewählte Grundnahrungsmittel. Wer etwa Lebensmittel, Bücher oder Pflanzen verkauft, hat daher oft mehrere Sätze in einer Bestellung, und neue Sätze müssen auch in der Schnittstelle nachgezogen werden.
• One-Stop-Shop (OSS): Verkaufen Sie an Privatkunden in anderen EU-Ländern und überschreiten Sie EU-weit 10.000 Euro pro Jahr, gilt grundsätzlich die Umsatzsteuer des Ziellandes. Gemeldet wird gesammelt über den OSS. Die Erlöse müssen deshalb nach Land getrennt vorliegen.
• Geschäftskunden in der EU: Bei Lieferungen an Unternehmen mit gültiger UID-Nummer kann die Steuerschuld auf den Empfänger übergehen. Die UID muss dafür erfasst und geprüft sein.
• Retouren und Gutschriften: Eine Rückerstattung in Shopify muss in der Buchhaltung als Gutschrift zur ursprünglichen Rechnung erscheinen, mit dem richtigen Steuersatz und im richtigen Zeitraum.
• Auszahlungen netto: Zahlungsanbieter überweisen oft gesammelt und abzüglich Gebühren. Für eine saubere Buchung müssen Umsatz und Gebühr getrennt sichtbar sein.

Klären Sie die steuerliche Behandlung Ihrer Fälle immer mit Ihrer Steuerberatung. Eine Schnittstelle setzt deren Vorgaben um, sie ersetzt keine steuerliche Beratung.

Woran Sie eine gute Anbindung erkennen

Egal für welchen der drei Wege Sie sich entscheiden: Eine Lösung, auf die Sie sich verlassen können, erfüllt ein paar Grundregeln.

• Nachvollziehbarkeit: Zu jeder Buchung lässt sich die zugehörige Bestellung in Shopify finden und umgekehrt, etwa über die Bestell- oder Rechnungsnummer.
• Nichts doppelt, nichts vergessen: Wird ein Export zweimal ausgeführt, entstehen keine doppelten Buchungen. Fehlt eine Bestellung, fällt das auf.
• Belege bleiben verfügbar: In Österreich gilt für Bücher und Belege grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren (§ 132 BAO). Rechnungen und Gutschriften sollten daher dauerhaft abgelegt werden, nicht nur in einer App, die Sie vielleicht wieder kündigen.
• Klare Fehlermeldungen: Kann eine Bestellung nicht zugeordnet werden, etwa wegen eines unbekannten Steuersatzes, wird sie gemeldet statt still übersprungen.
• Änderbar ohne Neubau: Ändern sich Konten, Steuersätze oder Zahlungsanbieter, lässt sich die Zuordnung anpassen, ohne die Lösung neu zu bauen.

Diese Punkte sind auch eine gute Checkliste, wenn Sie eine fertige App testen.

Wann sich eine eigene Anbindung rechnet

Eine einfache Faustregel: Rechnen Sie, wie viele Stunden pro Monat Sie und Ihre Steuerberatung mit Export, Nacharbeit und Rückfragen verbringen, und was eine falsche Buchung im Ernstfall kostet. Eine eigene Anbindung lohnt sich meist, wenn

• Sie regelmäßig viele Bestellungen haben und der monatliche Abgleich Stunden dauert,
• Sie in mehrere Länder verkaufen oder mehrere Steuersätze nutzen,
• neben Shopify weitere Kanäle wie Marktplätze oder ein Ladengeschäft dazukommen,
• Fehler bisher erst bei der Umsatzsteuervoranmeldung auffallen.

Bei EA Digital Solutions beginnt die Systemintegration ab 4.500 Euro (Stand Oktober 2026). Für Erweiterungen direkt im Shop, etwa eigene Apps oder spezielle Abläufe, siehe Shopify API und Custom Apps. Grundsätzliche Überlegungen zu Standard oder individueller Lösung finden Sie im Beitrag ERP-Integration: wann sich eine individuelle Anbindung lohnt.

Ablauf eines Integrationsprojekts

1. Ist-Ablauf aufnehmen: Wir sehen uns gemeinsam an, wie Bestellungen heute von Shopify zur Buchung kommen und wo Zeit verloren geht.
2. Format mit der Steuerberatung abstimmen: Kontenplan, Steuercodes, Belegnummern und Importformat werden schriftlich festgehalten.
3. Umsetzung und Testlauf: Die Anbindung verarbeitet einen abgeschlossenen Monat parallel zum bisherigen Weg. Ihre Steuerberatung vergleicht die Ergebnisse.
4. Umstellung und Übergabe: Erst wenn die Zahlen übereinstimmen, wird umgestellt. Sie erhalten eine kurze Dokumentation, was wann übertragen wird.

Ihr nächster Schritt

In einer kostenlosen Erstanalyse sehen wir uns Ihren Ablauf von der Bestellung bis zur Buchung an und sagen Ihnen, welcher der drei Wege für Ihren Shop reicht. Bringen Sie gerne eine Beispieldatei Ihrer Steuerberatung mit. Hilfreich sind außerdem ein Export eines abgeschlossenen Monats aus Shopify und eine Liste der Zahlungsanbieter, die Sie nutzen. Damit sehen wir schnell, wo heute die meiste Handarbeit steckt. Unser Büro ist in Graz, die Zusammenarbeit funktioniert genauso remote.