RZL-Schnittstelle: Wie Shop und ERP Daten an RZL übergeben

Kurz gesagt: RZL dokumentiert vier Wege für den Datenimport: eigene Datenschnittstellen, frei definierbare Listenformen, das DATEV-Format und RZL-Konverter. Das öffentliche Handbuch, Stand November 2026, beschreibt eine Übergabe per Datei. Eine Programmierschnittstelle für den Direktzugriff beschreibt es nicht.

Ihr Shop oder ERP erzeugt laufend Rechnungen, Ihre Kanzlei bucht in RZL, und dazwischen tippt jemand oder baut Listen um. Genau diese Übergabe automatisieren wir. Wir von EA Digital Solutions in Graz sind kein RZL-Partner, verkaufen keine RZL-Lizenzen und haben noch kein Referenzprojekt mit RZL. Dieser Beitrag fasst zusammen, was RZL selbst veröffentlicht. Wo die Unterlagen nichts sagen, schreiben wir das dazu.

Zwei Ausgangslagen: RZL im Haus oder bei der Kanzlei

RZL läuft bei Ihrer Steuerberatung. Sie arbeiten mit einem Shop oder ERP, Ihre Kanzlei bucht in RZL. Dann muss eine Datei entstehen, die die Kanzlei ohne Nacharbeit einspielen kann. Die Kanzlei entscheidet mit, welches Format sie annimmt.

RZL läuft bei Ihnen. RZL führt auch Angebote für Unternehmen, etwa FIBU Next für Unternehmen. Dann importieren Sie selbst und tragen auch die Verantwortung für Datensicherung und Fehlerkontrolle.

Ihre Entscheidung: Klären Sie, wer den Import auslöst und wer das Ergebnis kontrolliert. Davon hängt ab, wie die Übergabe gebaut werden muss.

Die vier Importwege laut RZL

Laut RZL-Handbuch können Anwender selbst oder von ihnen beauftragte Firmen Daten importieren. Die Schnittstelle für FIBU und EA wird derzeit ohne zusätzliche Kosten bereitgestellt.

Ihre Entscheidung: Hat Ihr System einen DATEV-Export, testen Sie zuerst diesen Weg. Hat es keinen, ist eine Datei im RZL-Format meist der direktere Weg. Fragen Sie außerdem bei RZL unter import@rzl.at nach einem Konverter.

Was eine Importdatei erfüllen muss

Das Handbuch ist eine genaue Feldbeschreibung. Die wichtigsten Regeln in eigenen Worten:

Beim DATEV-Weg nennt ein RZL-Informationsblatt mit Stand April 2022 weitere Grenzen: Der Kontenrahmen muss sich am österreichischen Einheitskontenrahmen orientieren, Belegnummern dürfen nur aus Ziffern bestehen, höchstens 15 Stellen, und Anzahlungsbuchungen werden nicht unterstützt. Enthalten Ihre Rechnungsnummern Buchstaben, müssen sie also für diesen Weg umgewandelt werden. Ob das Blatt noch aktuell ist, klären Sie mit RZL.

Ihre Entscheidung: Sehen Sie sich Ihre letzten 100 Rechnungen an. Kommen Gutschriften, Anzahlungen, Auslandsumsätze oder Buchstaben in den Belegnummern vor, ist eine fertige Exportdatei selten genug. Dann lohnt sich eine eigene Umwandlung.

Was das Handbuch nicht beschreibt

Das Handbuch nennt keine Programmierschnittstelle, über die ein Shop Daten direkt an RZL senden könnte. Der beschriebene Ablauf startet im RZL-Programm: Jemand wählt die Datei aus, führt den Probelauf durch und übernimmt die Daten. Eine Übernahme ohne Bedienung beschreibt es nicht.

Für Ihr Projekt heißt das: Die Vorarbeit lässt sich vollständig automatisieren, also Bestellungen einsammeln, Steuerfälle zuordnen, die Datei prüfen und bereitstellen. Der Import bleibt nach den öffentlichen Unterlagen ein Arbeitsschritt in RZL. Für einen Shop mit vielen Bestellungen ist das trotzdem ein großer Gewinn, weil die Handarbeit davor wegfällt.

Ihre Entscheidung: Legen Sie fest, wie oft übergeben wird, wöchentlich oder monatlich, und bis wann der Monat vollständig sein muss. Wenn Sie einen vollautomatischen Direktweg brauchen, fragen Sie RZL, ob es das für Ihren Fall gibt, bevor Sie beauftragen.

Belege mitgeben

Das Handbuch beschreibt ein Feld Belegpfad. Darüber lassen sich Belege als PDF, JPG oder PNG zu Buchungen oder Journalzeilen mitgeben, wenn die Datei im angegebenen Ordner liegt. Damit muss die Kanzlei Rechnungen nicht separat zuordnen.

Ihre Entscheidung: Fragen Sie Ihre Kanzlei, ob sie Belege über diesen Weg möchte oder anders erhält. Das ändert den Umfang einer Übergabe merklich.

Fertige Lösung oder eigene Übergabe?

Eine eigene Lösung lohnt sich vor allem dann, wenn mehrere Systeme beteiligt sind oder Ihre Steuerfälle vom Standard abweichen. Was das kostet, zeigt unser Beitrag Was kostet eine Schnittstelle.

Ihre Entscheidung: Testen Sie zuerst die günstigste Option mit einem echten Monat. Bleibt Handarbeit, sprechen Sie mit uns.

Vor dem Projekt klären

Mit Ihrer Kanzlei:

• Klassische RZL FIBU oder FIBU Next? Welches Format nimmt die Kanzlei an?
• Welcher Kontenplan und welche Steuerschlüssel gelten?
• Sollen Belege mitkommen?
• Wie oft wird übergeben?

Mit RZL (import@rzl.at):

• Gibt es einen Konverter für Ihr Programm?
• Was kostet die Prüfung von Testdaten? Laut RZL wird sie nach Aufwand verrechnet.

Steuerliche Erklärungen sind laut RZL nicht Teil der Beschreibung. Diese Vorgaben kommen von Ihrer Kanzlei.

So gehen wir vor

Wir beginnen mit einem Gespräch mit Ihnen und, wenn möglich, Ihrer Kanzlei. Dann legen wir fest, welche Daten in welchem Format wie oft übergeben werden. Vor dem Start lassen wir einen Testmonat von der Kanzlei probeweise einspielen. Jede Übergabe wird protokolliert, Fehler lösen eine Benachrichtigung aus.

Eine Referenz für automatisierte Abläufe ist fiber4net, dort mit weclapp und Shopify, nicht mit RZL. Wie wir Systeme verbinden, steht auf unserer Seite Systemintegration. Läuft Ihre Kanzlei mit BMD, lesen Sie unseren Beitrag zur BMD-Schnittstelle.

Ihre Entscheidung: Schicken Sie uns im Erstgespräch Ihre Systeme und ein paar Beispielrechnungen. Sie erfahren danach, ob ein Export reicht oder was eine eigene Übergabe kostet.

Quellen (abgerufen am 04.11.2026)

• RZL: Handbuch Datenimport FIBU und EA, Stand November 2026
• RZL: Programme, DATEV-Schnittstelle, Stand April 2022
• RZL: FIBU Next, Leistungsbeschreibung Unternehmen
• Shopify App Store: BMD-Export
• Odoo Apps: RZL-Schnittstelle, Version 18.0